La situazione che stiamo vivendo, e che abbiamo vissuto negli ultimo due anni, non ha precedenti e se vogliamo coglierne tutte le opportunità è bene viverla come un’occasione di apprendimento e di acquisizione di nuove competenze.
Ecco quindi il nostro vademecum per manager e imprenditori, stilato sulla base dei 12 consigli della Harvard Business Review
- Aggiorna quotidianamente i dati su cui basare le tue decisioni
Molti dei nostri business erano già data driven: in questi giorni in cui i provvedimenti ministeriali si susseguono a brevissima distanza, è bene aggiornare costantemente anche i dati alla base delle nostre decisioni aziendali.
- Attenzione ai titoloni dei media
Sappiamo bene quanto spesso i media siano focalizzati più sul titolo del momento che sulla visione di lungo termine. Oggi come non mai è fondamentale verificare la fonte delle informazioni e ponderare il peso di ciascuna nella pianificazione delle strategie di medio-lungo periodo.
- Fornisci la tua visione della situazione ai collaboratori
Ognuno di noi ha accesso ad una miriade di informazioni, e può essere difficile per i nostri collaboratori avere una chiara percezione di come queste impattano sull’azienda.
Comunicare la nostra visione della situazione è fondamentale per rassicurare le persone che lavorano con noi.
- Cautela nell’utilizzo di esperti e previsioni
Fare previsioni in uno scenario in cui anche gli esperti (virologi, epidemiologi, economisti, …) hanno opinioni contrastanti può essere veramente complesso.
È necessario avere un approccio empirico ed applicare un principio di cautela, anche quando le previsioni si basano sull’opinione di un esperto.
- Mantieni una visione aperta di ciò che sta succedendo
Fare un piano strutturato di gestione della situazione può diventare, una volta messo nero su bianco, un riferimento che rischia di ostacolare la flessibilità al cambiamento.
Spesso nelle organizzazioni si aspetta a condividere policy e piani finché non si ha la certezza delle loro linee guida, perché un cambio di rotta potrebbe far sembrare i manager incompetenti o indecisi, oppure creare confusione in azienda.
In giorni come questi, invece di redigere piani strutturati e definiti, è meglio optare per un documento di indirizzo “vivo”, che si aggiorna al variare delle situazioni.
- Privilegia l’efficacia rispetto alla burocrazia
Top management, Corporate Affairs, Legal department, Risk department … quando ci sono in ballo situazioni controverse, delicate o di alto profilo è inevitabile che ogni funzione voglia dire la sua su come veicolare le comunicazioni ufficiali. Meglio quindi organizzare un team dedicato allo scopo, con ampia delega sulla presa di decisione, che lavori insieme ad un documento digitale (invece di file protocollati), facile da condividere e aggiornare a seconda dell’evoluzione degli eventi.
- Assicurati che la tua risposta sia bilanciata in queste sette aree:
- Comunicazione: è facile che i collaboratori siano esposti ad informazioni anche discordanti, e siano quindi in difficoltà sulla modalità migliore per decidere il da farsi.
Garantisci loro l’accesso alle policy che hai deciso di adottare in modo rapido, chiaro e bilanciato, fornendo sempre la motivazione sottostante.
In questo modo agevoli la presa di decisione ed incoraggi la proattività, ad esempio nella gestione di clienti e fornitori. - Bisogni dei collaboratori: restrizioni sui viaggi e riunioni possono accrescere l’incertezza rispetto all’accesso alle informazioni necessarie per svolgere al meglio la propria attività. Anticipa e sviluppa risposte a questi bisogni creando un luogo virtuale in cui tutte le informazioni siano reperibili facilmente.
- Policy di viaggio: se hai collaboratori per i quali è indispensabile viaggiare (addetti alle spedizioni, addetti alla fornitura di servizi essenziali, …), assicurati che le loro policy di viaggio siano chiare e che venga garantita loro la sicurezza durante tutto il percorso.
- Lavoro da remoto: soprattutto se non avevi mai adottato prima questa modalità, assicurati di comunicare con la massima chiarezza quali sono le regole da adottare, quando e dove si applicano, e in che situazioni saranno eventualmente riviste.
- Stabilizzazione della supply chain: se la tua è un’azienda di produzione, cerca di stabilizzare le tue forniture ricorrendo a stock di magazzino di sicurezza, fornitori alternativi, e lavorando alla fonte per evitare colli di bottiglia. Quando non è possibile un intervento rapido, metti in atto soluzioni temporanee e condividi il piano d’azione con tutti gli stakeholder rilevanti.
- Tracciamento del business attuale e del forecasting: è molto probabile che questa crisi creerà fluttuazioni di mercato imprevedibili.
Organizza cicli di reporting frequenti in modo da avere sotto controllo l’impatto sul tuo business, decidere se sono necessari interventi di mitigazione e quanto velocemente ti stai adattando. - Essere parte di una soluzione più ampia: come membro della comunità produttiva, è importante che tu faccia sentire il tuo sostegno a partner commerciali, clienti, fornitori, istituzioni locali e, ovviamente, ai tuoi collaboratori.
Questa è l’occasione per mettere le tue competenze specifiche, i tuoi prodotti e i tuoi servizi a disposizione dei bisogni specifici del contesto in cui sei inserito.
- Utilizza un approccio resiliente
In un mondo stabile e privo di sorprese, l’efficienza può regnare sovrana: questo a volte è il mindset di alcune grandi organizzazioni.
Ma l’obiettivo primario nella gestione di sfide dinamiche e imprevedibili è la resilienza, cioè l’abilità di sopravvivere e prosperare anche di fronte ad eventi di cui non abbiamo il pieno controllo.
- Preparati adesso per la prossima crisi
Quella del Covid-19 non è una sfida isolata.
È probabile che ci aspettino altre fasi della situazione attuale e forse anche altre epidemie in futuro. La variabile che incide di più sulla capacità di un’organizzazione di rispondere efficacemente a crisi dinamiche è la preparazione.
Imparare da ciò che sta succedendo adesso e formulare modelli di gestione della prossima crisi (o degli strascichi di quella attuale) è sicuramente più efficiente di una risposta improvvisata nel momento in cui scatterà l’emergenza.
- Essere preparati sulla carta non basta
Quando parliamo di preparazione, non ci riferiamo solo a modelli predittivi ipotetici.
Parliamo anche e soprattutto di esercitazioni pratiche per simulare risposte e comportamenti in situazioni di alta pressione.
Una task force dedicata a questo scopo, composta da persone con la massima delega per decidere ed eseguire azioni mirate, può servire a bypassare la complessità aziendale e a proporre velocemente soluzioni concrete.
- Rifletti su ciò che questa situazione ti sta insegnando
Quando tutto questo sarà passato, la tentazione di tirare un sospiro di sollievo e tornare alle care vecchie abitudini sarà forte.
Ma, anche se gli eventi si stanno ancora susseguendo in un modo che non riusciamo a prevedere, è importante imparare la lezione che ci viene offerta giorno per giorno da questa emergenza.
Le crisi impreviste portano a galla i punti di debolezza dell’organizzazione, come lentezza decisionale a causa di un eccesso di burocrazia o difficoltà di gestione della comunicazione interna, a discapito della serenità e dell’efficienza dei collaboratori.
- Sii pronto per un mondo diverso
Dobbiamo aspettarci che il Covid-19 cambierà la nostra economia e la nostra società in modo molto importante.
È probabile che cresceranno settori come lo shopping online, l’educazione a distanza e, auspicabilmente, gli investimenti in sanità pubblica.
Ed è altrettanto probabile che verranno ripensati alcuni modelli produttivi che hanno basato la propria sopravvivenza su pochi giganti, spesso delocalizzati in zone molto lontane.
Quando la fase dell’emergenza sarà finita, le organizzazioni dovranno fare un bilancio fra il vecchio modo di operare e quello che sarà richiesto nella nuova realtà che si verrà a creare, e decidere di conseguenza sul da farsi.
Riassumendo
L’esercizio della leadership è prima di tutto un esercizio di discernimento fra ciò che è utile per l’impresa e le persone che ne fanno parte e la visione più ampia di ciò che ne influenza andamento e attività.
In questi giorni quindi, è ancora più importante mantenere una attenzione focalizzata ma flessibile su ciò che accade, tenendo aperti i canali di comunicazione interna per consentire alle persone di sentirsi parte di un’organizzazione che, gestendo il presente, guarda al futuro.